Het Decreet Lokaal Bestuur omschrijft adviesraden als organen “die als opdracht hebben op regelmatige en systematische wijze het gemeentebestuur te adviseren”. Hun rol is dus beleidsadvies formuleren – zowel op vraag van het beleid als op eigen initiatief.

Om deze opdracht succesvol uit te voeren houden adviesraden best rekening met twee belangrijke elementen. Wij vatten die graag samen als een wiskundige formule, die de meeste van onze tips en aanbevelingen mooi samenvat: Q x D

  • Q = inhoudelijke kwaliteit: Bereid adviezen goed voor. Verzamel voldoende informatie en knowhow. Onderbouw je voorstellen met doordachte argumenten, cijfers…  De inhoudelijke meerwaarde van jouw slimme voorstellen moet het beleid overtuigen om het advies te volgen.
  • D = breed draagvlak: Zorg voor een ruime en diverse betrokkenheid bij jouw adviesraad. Heb aandacht voor specifieke doelgroepen. Betrek deskundigen bij het denkwerk; bv. in een tijdelijke werkgroep. Maak je adviesraad en adviezen ruim bekend. Een advies waar veel mensen achter staan, kunnen beleidsmakers minder vlot negeren.

Onthoud wel dat advies altijd niet-bindend is. De politiek beslist, maar inhoudelijk sterk en breed gedragen adviezen hebben vaak toch impact.

Stappenplan

Vaak moeten adviesraden al te snel een advies uitbrengen. Dat kan beter! Daarom volgt hier een uitwerkt plan met aandachtspunten.

Stappenschema advies

Welke kwesties zal de adviesraad behandelen? Vaak zijn dat onderwerpen die het gemeentebestuur op tafel legt. Maar ook pro-actief nieuwe aandachtspunten signaleren, is nuttig. Adviesraden kunnen bij hun achterban bv. kunnen peilen naar behoeftes en onderwerpen voor spontane adviezen. En de adviesraad kan tijdig overleggen met het gemeentebestuur: Rond welke vraagstukken kunnen we samenwerken?

Verkennen

Voor het denkwerk kan starten, heeft de adviesraad voldoende achtergrondinformatie nodig. Wat is het kader waarbinnen we advies formuleren?

  • Wat is de kern van het vraagstuk?
  • Met welke randvoorwaarden moet de adviesraad rekening  houden? Wat zijn de financiële, juridische of technische beperkingen? Tegen wanneer moet de beslissing vallen?
  • Waar liggen de politieke grenzen?  Wat is onbespreekbaar voor het beleid?

Ook een aantal inhoudelijke elementen zullen verduidelijking nodig hebben. Welke informatie hebben we nodig voor een inhoudelijk gefundeerd voorstel?

  • Wat zijn nu de precieze knelpunten?
  • Waar vinden we achtergrondinformatie? Kan de bevoegde ambtenaar of schepen het vraagstuk volledig en correct toelichten? Bestaan er plannen of dossiers?
  • Bestaan er voorbeelden uit andere gemeenten?
  • Moeten we een bevraging doen bij de achterban, bij de verenigingen…?
  • Hebben we nood aan een tijdelijk werkgroepje waaraan eventueel ook deskundige of betrokken buitenstaanders kunnen meewerken?   

Afwegen

Er leven waarschijnlijk verschillende ideeën in de adviesraad over de ideale oplossing. Goed advieswerk veronderstelt dat we nadenken over meer dan één alternatief om pas daarna te kiezen. Vaak heeft een vergadering de neiging om bijna onmiddellijk over een concrete oplossing te praten. Dat is niet ideaal:

  • Wat zijn de verschillende meningen? Hoe wordt het vraagstuk aangevoeld door verschillende groepen?
  • Hoe pakken we dat aan? Bv. via een een ‘brainstorm’ of een rondje-van-de-tafel.
  • Welk idee lijkt de beste oplossing? Wat zijn daarvoor geldige argumenten?
  • Wat doen we wanneer er geen consensus bestaat over één oplossing? Bv. beide voorstellen met hun motivering opnemen in het advies.

Uitschrijven

Adviesverlening gebeurt bij voorkeur op papier, al kan een mondelinge toelichting natuurlijk een meerwaarde betekenen. Op vlak van vorm geven we volgende tips:

  • Elk advies over een bepaald vraagstuk vormt een apart document. Dat is duidelijker dan adviezen weggemoffeld in een verslag.
  • Geef het advies een duidelijke titel, die best overeenkomt met de inhoud van het advies. Nummer en dateer het advies (bv. Advies 2019/001 van 12/02/15). Dat is handig om naar te verwijzen. 
  • Start met een korte beschrijving van het vraagstuk, zodat ook buitenstaanders helemaal mee zijn in het verhaal. Leg eventueel uit waarom het beleid actie moet ondernemen; bv. omdat het probleem de werking van het verenigingsleven overstijgt.
  • Presenteer kort de verschillende ideeën die leven in de adviesraad. Geef aan waarom bepaalde ideeën niet voldeden
  • Motiveer het uiteindelijke advies. Bewijs de meerwaarde van die keuze.
  • Deel – indien nodig – eventuele minderheidsstandpunten weer. Alle extra informatie kan nuttig zijn voor de gemeentebestuurders. Uiteindelijk hebben zij het democratische mandaat om politieke keuzes te maken.
  • Geef eventueel aan wie er specifiek bij het denkwerk werd betrokken. De inbreng van een deskundige versterkt de geloofwaardigheid van het advieswerk. De betrokkenheid van burgers en verenigingen wijst op een breed draagvlak. 

Opvolgen

Nadat het advies is overgemaakt, volgt de adviesraad best nauwgezet op wat het gemeentebestuur doet met haar voorstel.

  • Wordt het advies (gedeeltelijk) gevolgd?
  • Indien ja, wordt het advies daarna ook écht gerealiseerd?
  • Legt de gemeente het advies helemaal naast zich neer? Welke redenen of motieven hebben geleid tot de negatieve reactie?

Timing van advisering en inspraak

Adviesraden hoeven niet te wachten op een vraag van advies vanuit het gemeentebestuur. Ze kunnen op meerdere momenten een inbreng hebben.

Vele raden beperken – bewust of onbewust – hun eigen opdracht tot het verlenen van advies na een vraag vanuit het beleid. Meestal vlak voor de politieke beslissing valt. Adviesraden kunnen ook een meerwaarde betekenen in andere fases van de beleidscyclus

  • Signaleren van problemen.  Wat missen de verenigingen voor een goede werking? Waarvan ligt de bevolking wakker?  Bevraag de verenigingen, hun achterban…
  • Op de politieke agenda plaatsen. Adviesraden kunnen het beleid motiveren om werk te maken van deze signalen; via overleg, een ludieke actie…
  • Meewerken aan de beleidsvoorbereiding. Adviesraden hebben best inspraak over nieuwe plannen, voor ambtenaren en deskundigen de krijtlijnen hebben vastgelegd. Vraag daarom aan het beleid welke kwesties in de nabije toekomst op tafel komen.
  • Advies / Politiek besluit: Adviesraden formuleren goed onderbouwd en breed gedragen beleidsadvies.
  • Beleidsuitvoering. Na de beslissing is het werk niet af. Ze volgen hun adviezen op: Heeft de gemeente geantwoord op het advies? Wordt alles correct uitgevoerd? Waar is bijsturing nodig? En dat is weer een nieuw signaal.

Nog meer info

In dit document vind je nog extra informatie over de adviesopdracht (dit document werd gerealiseerd i.s.m. het provinciebestuur Oost-Vlaanderen):

  • een schematische uitwerking van het stappenplan
  • tips voor het uitschrijven van een goede advies
  • een schematische beschrijving van de rol van begeleidende ambtenaar
  • een voorbeeld van een jaarplanning van de adviesopdracht