Adviesraden rekenen voor inhoudelijke informatie op de openheid van de lokale politici en ambtenaren. Maar hebben adviesraden ook een échte hefboom wanneer ze dossiers en plannen willen raadplegen en het gemeentebestuur deze informatie niet wil delen? Het antwoord is ja. Daarvoor bestaan openbaarheidsregels.

Openbaarheid van Bestuur

Net als alle burgers, hebben adviesraden recht op toegang tot overheidsdocumenten: bv. voor de inhoudelijke uitwerking van een advies. Dat is trouwens een grondwettelijk burgerrecht.

Iedereen kan dus aan het lokale bestuur vragen om documenten, plannen… in te zien, daar uitleg bij te krijgen of daar een kopie van te ontvangen. Dat heet “passieve openbaarheid van bestuur”: transparantie is de norm en beslotenheid de uitzondering.

Overheden zijn dus verplicht om bestaande en afgewerkte documenten openbaar te maken, behalve bij een aantal uitzonderingen (bv. bescherming van de privacy of de openbare veiligheid).

Sinds begin 2019 wordt in Vlaanderen, inclusief steden en gemeenten, de toegang tot overheidsdocumenten geregeld via het Vlaams Bestuursdecreet. (*)

Aanvraag

De aanvraag wordt per brief, e-mail of – indien beschikbaar – webformulier ingediend bij de overheidsinstantie die het bestuursdocument bezit. Indien deze instantie het bestuursdocument niet heeft, verwijst zij zo snel mogelijk door naar de instantie die het document vermoedelijk bezit. De aanvrager wordt daarvan onmiddellijk op de hoogte gebracht. De aanvraag bevat de volgende informatie:

  • de naam van de aanvrager
  • een postadres (**)
  • de nodige informatie om het gevraagde bestuursdocument te identificeren;
  • de keuze voor inzage of afschrift.
  • (eventueel) de vorm waarin men de gevraagde informatie wil ontvangen: bv. kopie, pdf…

De aanvrager hoeft geen belang aan te tonen, behalve wanneer het over informatie van persoonlijke aard dan gaan. Dan wordt wel gevraagd om de betrokkenheid aan te geven.

Het Vlaams Bestuursdecreet heeft de reactietermijnen aangepast: nu bestaat er één termijn van 20 kalenderdagen waarbinnen beslist en uitgevoerd moet worden (vroeger: 15 dagen bestond om te beslissen en 30 dagen om uit te voeren). Die termijn van 20 dagen is verlengbaar tot 40 dagen, mits motivering.

Indien de aanvraag wordt afgewezen, bestaat er nog een beroeps-mogelijkheid op Vlaams niveau.

— meer info over inzagerecht en openbaarheid

(*) Voor sommige bevoegdheden speelt ook de federale openbaarheids-wetgeving. We beperken ons hier tot de Vlaamse regels voor lokale besturen. 

(**)  Deze vereiste bestond niet in het vorige Vlaamse openbaarheidsdecreet. Een (anoniem) mailadres volstond. Een aantal organisaties en burgerinitiatieven, o.a. De Wakkere Burger, heeft deze nieuwe regel zonder succes betwist bij het Grondwettelijk Hof (2019).