De regels en afspraken over de werking van adviesraden liggen vast in statuten, reglementen en/of afsprakennota’s. Een beperkt aantal raden hanteert daarnaast ook een engagementsverklaring voor de leden.

  • Statuten vormen een beetje de ‘grondwet’ van de adviesraad: het officiële basisdocument met daarin de krijtlijnen over de structuur en organen, over de samenstelling en over de werking en adviesverlening.
  • Huishoudelijk reglementen vertalen de krijtlijnen uit de statuten in praktische werkwijzen en afspraken voor de dagelijkse werking.
  • Afsprakennota leggen vast hoe de samenwerking met het gemeentebestuur zal verlopen op vlak van adviesverlening, reactie op adviezen, ondersteuning, communicatie…
  • Engagementsverklaringen verduidelijken wat de verwachtingen zijn tegenover de leden.

Statuten

Het is gebruikelijk dat de statuten bij het begin van een nieuwe gemeentelijke beleidsperiode opnieuw worden goedgekeurd door de gemeenteraad. Strikt juridisch is alleen de gemeenteraad bevoegd voor de organisatie van adviesraden. De inhoud voldoet uiteraard aan de wettelijke en decretale bepalingen over adviesraden.  

Het kan verstandig om in de statuten alleen de basisregels van structuur, samenstelling en werking vast te leggen.  Anders moet je voor kleine, praktische aanpassingen telkens de statutenwijziging op de agenda van de gemeenteraad brengen.

Het kan ook verstandig zijn om deze statuten zo weinig mogelijk grenzen, maxima en beperkingen op te nemen. Leg vooral vast wat wel mogelijk zou moeten zijn: bv. af en toe een open AV, aanspreken voor deskundigen of sleutelfiguren voor input bij een specifiek dossier… Even screenen wat vandaag in de statuten een open en flexibele werking hindrt, is altijd een zinvolle oefening. Belangrijke aandachtspunten bij statuten zijn o.a.:

  • Doel en taak van de adviesraad
    • Adviesopdracht: op vraag en op eigen initiatief
    • Inspraak of betrokkenheid van doelgroep, deskundigen…
  • Structuur en samenstelling
    • Organen: algemene vergadering, bestuur, dagelijks bestuur…
    • Deelstructuren, (tijdelijke) werkgroepen…
    • Verkiezing en/of aanstelling van bestuurders…
  • Lidmaatschap
    • Toelatingsvoorwaarden en stemrecht
    • Afgevaardigden van vereniging, organisaties…
    • Individuele leden, deskundigen, gecoöpteerden…
  • Vergadering en besluitvorming
    • Vergaderritme
    • Werkwijze: agendering, uitnodiging…
    • Stemprocedure: meerderheden, quorum…
    • Betrokkenheid van externe deskundigen
  • Relatie met lokaal bestuur
  • Informatie- en adviesuitwisseling
  • (…)

Het kan ook nuttig zijn om de principes en doelstellingen achter de werking van een adviesraad als een soort van inleidend artikel op te nemen. Zeker als jouw adviesraad een nieuwe richting wil inslaan. Je kan iets opnemen in de zin van (afhankelijk van de principes per adviesraad):

De verdere regels en afspraken uit deze statuten weerspiegelen de ambitie om onze adviesraad te dynamiseren. Deze ambitie vertrekt vanuit volgende principes: [bijvoorbeeld]

  • Flexibele en soepele raden: de adviesraad verruimt de participatie via flexibele structuren en soepele vormen van lidmaatschap en (tijdelijke) betrokkenheid.
  • Focus op de adviestaak: de adviesraad stopt voldoende energie in het formuleren van signalen, voorstellen en reacties op beleidsintenties.
  • Brede en diverse betrokkenheid: de adviesraad maakt werk van breed gedragen advies en steekt daarvoor actief antennes uit in het verenigingsleven en de samenleving.
  • Betrokkenheid van (ervarings-)deskundigen: de adviesraad betrekt zo nodig actief experten en betrokkenen m.b.t. inhoudelijk sterk advies over een bepaald onderwerp.
  • (…)

Op deze manier is het voor iedereen duidelijk welke richting de adviesraad uit wil gaan. Zeker bij een hervorming is het erg belangrijk om helder de nieuwe doelstelling te communiceren. Zo weet later ook iedereen hoe de andere artikels moeten geïnterpreteerd worden. 

Strikt genomen is alleen de gemeenteraad bevoegd voor de organisatie van de lokale advies- en overlegstructuren, maar in het ideale scenario wordt dit bepaald in samenspraak met de raden. Die hebben dus best ook een zeg in de opmaak van statuten en andere regels.

— hulpmiddel bij opmaak van statuten

Huishoudelijk reglement

Dit document (ook: organiek of intern reglement) regelt vooral de interne keuken van de adviesraad. Het geeft gedetailleerd weer hoe de basisprincipes uit de statuten in de praktijk worden uitgevoerd. Dit document is (meestal) ook vlotter aanpasbaar dan de statuten. Zolang wijzigingen binnen de statutaire krijtlijnen gebeurt is er geen tussenkomst van de gemeenteraad nodig. Belangrijke aandachtspunten bij interne reglementen zijn o.a.:

  • Hoe wordt de raad samengeroepen? Hoe op vraag van leden?
  • Hoe wordt de agenda bepaald?
  • Wat zijn de praktische vereisten voor vergaderingen?
  • Welk quorum? Welke procedures voor besluiten?
  • Hoe worden deelstructuren, werkgroepen … opgericht?
  • Wie kan daarbij betrokken zijn?
  • Hoe gebeurt opname en ontslag van leden? Welke procedure?
  • Wat met ad hoc betrokkenheid?
  • Hoe gebeurt concreet de aanstelling van bestuurders?
  • Welke verwachtingen en deontologische regels bestaan er voor de leden?
  • (…)

Afsprakennota

De afsprakennota regelt de samenwerking en communicatie tussen de adviesraad en het lokale bestuur. Goede afspraken make goede vrienden. Dit document legt de wederzijdse verwachtingen vast. Deze afspraken zijn maatwerk en dus best het resultaat van een constructief overleg tussen adviesraad en lokaal bestuur.  Daarbij wordt minstens afgesproken hoe de adviesraad informatie over het beleid ontvangt en hoe openbaar maakt hoe adviezen worden geformuleerd door de adviesraad en daarna behandeld door het beleid. Belangrijke aandachtspunten bij deze afspraken zijn o.a.:

  • Hoe ontvangt de adviesraad informatie over nieuw beleid?
  • Hoe bezorgt de adviesraad adviezen aan het lokaal bestuur? Binnen welke termijnen? Wat vermeldt ze zeker in een advies?
  • Hoe behandelt het lokaal bestuur deze adviezen? Binnen welke termijn? Hoe communiceert het beleid over de opvolging? Motivatieplicht?
  • Welke ambtelijke, logistieke, materiële … ondersteuning voorziet het lokaal bestuur? Wordt er voorzien in een secretariaat of andere ondersteuning?
  • (…)

— hulpmiddel bij opmaak van afsprakennota — voorbeeld van afsprakennota

Engagementsverklaring

Een beperkt aantal adviesraden laat de leden een verklaring ondertekenen waarin hun rechten en plichten worden toegelicht. Een dergelijk document kan soms nuttig om verschillende redenen, bv.:

  • deze verklaring somt de ‘verwachtingen’ op tegenover de leden: actieve medewerking, overstijgen van het eigenbelang…
  • deze verklaring somt de ‘rechten’ op van de leden om hun taak waar te maken: voldoende informatie, toegang tot vorming…   
  • deze verklaring bevestigt in een helder, beknopte document het ‘commitment’ dat de leden aangaan tegenover deze adviestaak
  • deze verklaring bevordert een gedeelde visie op de doelstellingen van de adviesraad

Sommige adviesraden vermelden deze principes gewoon in hun statuten of reglementen. Ook dat is een mogelijkheid, al heeft een aparte verklaring wel het voordeel van de bondigheid en duidelijkheid. Het ondertekenen van de verklaring heeft misschien ook een sensibiliserend effect. Mogelijke aandachtspunten bij engagementsverklaringen zijn bv.:

  • Rechten van leden:
    • Leden hebben spreek- en stemrecht tijdens vergaderingen
    • Leden hebben toegang tot alle relevante informatie over een bepaald dossier
    • Leden hebben toegang tot vorming, studiedagen… op het budget van de adviesraad om hun adviestaak beter uit te voeren
    • Leden hebben (indien statutair voorzien) de mogelijkheid om onder bepaalde voorwaarden een ‘minderheidsstandpunt’ uit brengen bij een advies
    • (…)
  • Plichten van leden:
    • Leden onderschrijven de doelstellingen en statuten van de adviesraad
    • Leden zetten zich actief in en zijn maximale aanwezig op vergaderingen (of indien onmogelijk: verontschuldigen zich) …
    • Leden informeren zich over het beleidsdomein door opvolgen van de actualiteit, doorlezen van dossiers, volgen van vorming…
    • Vertegenwoordigers van verenigingen/organisaties informeren hun achterban over de werking van de adviesraad en peilen naar noden en behoeften  
    • Vertegenwoordigers van verenigingen/organisaties overstijgen het nauwe organisatiebelang en richten zich op een breder algemeen belang
    • Leden respecteren de waarden van de adviesraad, bv.: openheid voor de mening van andere leden, respect voor diversiteit en solidariteit…
    • (…)